+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Порядок документов в личном деле сотрудни

Кадровое делопроизводство", , N Работнику кадровой службы необходимо обладать точной, полной, объективной информацией о работниках организации. Данные, связанные с трудовой деятельностью каждого работника, собираются в своеобразное досье - личное дело. Нужно ли вести личные дела в обязательном порядке и какие документы могут храниться в личных делах, рассмотрено в данной статье. Словарь кадрового делопроизводства.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Не все организации и работодатели ведут личные дела сотрудников.

Порядок ведения личных дел в 2018 году

Не все организации и работодатели ведут личные дела сотрудников. Обязательное их ведение предусмотрено законодательством РФ в отношении государственных и муниципальных служащих. Так как они содержат персональные данные, работодатель обязан обеспечить надежность их ведения, хранения и порядок выдачи. Обычно это папка, в которую подшиваются документы, связанные с оформлением работника, периодом работы, его увольнением из организации и необходимые для обеспечения деятельности организации.

Каждое дело ведется в одном экземпляре, официальные бумаги в нем подшиваются по хронологии, брошюруются, нумеруются, к делу обязательно прилагается внутренняя опись. Порядок ведения и перечень документов в личное дело сотрудника утверждается работодателем.

Обычно в данный перечень включают:. Такое досье — документ длительного хранения. Поэтому не нужно подшивать в него бумаги, срок хранения которых составляет менее 5 лет заявления и приказы на отпуск, отгул, справки с места жительства, о состоянии здоровья и т. Запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу персональные данные, не установленные ФЗ о политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни, членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах.

Также запрещается хранить подлинники дипломов, военного билета, трудовой книжки и т. Следует отметить, что в отношении госслужащих приобщение и хранение копий персональных документов в их персональных делах предусмотрено нормативным актом п.

В отношении других категорий работников коммерческие, бюджетные организации обработка персональных данных может осуществляться в рамках заранее определенных, законных целей и ограничивается их достижением ч.

То есть чтобы хранить копии персональных документов, в Инструкции по работе с личными делами необходимо зафиксировать их перечень и обосновать цели их хранения. Сформированные личные дела регистрируются в журнале их учета. Номер дела и порядковый номер в журнале должны совпадать. Форма журнала не регламентирована. Информация, хранящаяся в деле, должна быть актуальной. Поэтому в обязанность кадровых служб входит своевременное внесение в них всех изменений персональных данных, регистрации актов гражданского состояния, смены должности и пр.

Для того чтобы внести соответствующие изменения в учетные документы, работник должен подать заявление на имя руководителя организации и приложить к нему копии бумаг, служащих основанием для внесения правок.

Нельзя вносить изменения со слов сотрудника, а им запрещается самостоятельно вносить какие-либо корректировки, изымать имеющиеся в нем документы и приобщать новые.

Личные дела должны храниться в месте, обеспечивающем к ним ограниченный доступ. Это могут быть как отдельные помещения, так и металлические запирающиеся шкафы сейфы. Дела уволенных работников хранятся отдельно от действующих, а по истечении трех лет передаются в архив для госслужащих — по истечении 10 лет.

Порядок выдачи персональных дел во временное пользование должен быть утвержден в ЛНА. В нем необходимо зафиксировать правила и сроки выдачи документов работникам и сторонним организациям. Личные дела во временное пользование выдаются только сотрудникам, которым это право предоставлено приказом руководителя. Дела выдаются на время, необходимое для выполнения конкретной задачи.

Как правило, оно ограничивается пределами рабочего дня. По окончании рабочего времени кадровые работники обязаны проверить наличие папок в хранилище и принять меры по их возвращению в случае необходимости.

Работники могут ознакомиться с материалами своего дела с разрешения руководителя кадровой службы по заявлению в случаях, предусмотренных законодательством РФ, а также запрашивать из него копии любых документов. Ознакомление с материалами дела производится в специально оборудованном помещении под подпись в присутствии кадрового работника, ответственного за эту работу.

Сторонним организациям дело выдается только с разрешения руководителя организации при поступлении официального запроса, в котором обязательно должна быть указана цель получения информации.

В случае принятия положительного решения по запросу дополнительно оформляется акт в 2-х экземплярах, которые подписываются руководителями обеих сторон и заверяются печатями.

Один экземпляр акта остается в организации, второй направляется вместе с делом. В акте указывается срок, на который выдается личное дело, цель его выдачи, количество листов и т. Стоит отметить, что согласно ФЗ от Все факты выдачи личных дел фиксируются в соответствующем журнале либо на каждое дело заводится контрольная карточка, в которой отражается данная информация, и карточка-заместитель, которая ставится взамен дела.

Распечатать Получать рассылку. Кадры Какие документы хранятся в личном деле работника Из чего состоит личное дело? Какие документы подшивать, а какие не нужно? Как правильно организовать ведение и хранение?

Эти и другие вопросы часто не дают покоя кадровикам. Разбираемся в статье. Из чего состоит структура Обычно это папка, в которую подшиваются документы, связанные с оформлением работника, периодом работы, его увольнением из организации и необходимые для обеспечения деятельности организации. Обычно в данный перечень включают: согласие на обработку персональных данных; копии документов об образовании, подтверждающие квалификацию работника; заключение медицинской комиссии если требуется для занимаемой должности ; справку о наличии отсутствии судимости если требуется ; трудовой договор экземпляр работодателя ; копию приказа о приеме на работу; договор о неразглашении конфиденциальной информации, коммерческой тайны и др.

В период работы досье пополняют: аттестационные листы, характеристики отзывы о работе ; копии документов о повышении квалификации; копии приказов о перемещении, поощрениях, объявленных взысканиях; дополнительные соглашения к трудовому договору; докладные и служебные записки, объяснения, акты, уведомления и др.

При увольнении в дело подшиваются заявление и копия приказа об увольнении. Мы разобрались, какие документы хранятся в личном деле сотрудника. Сколько хранить Такое досье — документ длительного хранения.

Учет, внесение изменений и хранение Сформированные личные дела регистрируются в журнале их учета. Выдача личных дел работников Порядок выдачи персональных дел во временное пользование должен быть утвержден в ЛНА. Задавайте вопросы, и мы дополним статью ответами и пояснениями! Поделитесь с друзьями:. Вместе с эти материалом часто ищут:.

Как правильно хранить личные дела в бюджетной организации. Рассказываем, как бюджетная организация должна хранить личные дела сотрудников и когда их можно отправить в архив или утилизировать.

Инструкция: как узнать коэффициент частоты производственного травматизма. Коэффициент частоты производственного травматизма — это число, выражающее количество несчастных случаев на объекте на сотрудников в определенном промежутке времени. Расскажем, чем характеризуется такой показатель, а также приведем пример расчета коэффициента производственного травматизма. Как правильно сформировать личное дело работника. Обязывает ли законодательство вести личные дела на работников?

Какие документы подшивать к личному делу и в какой последовательности? Как правильно закрыть дело? Обо всем узнаете из статьи. Инструкция: считаем зарплату при вахтовом методе работы. Расчет заработной платы при вахтовом методе работы — это процедура начисления зарплаты для работников, трудящихся по сменной вахте. Рассказываем о том, как рассчитать такую оплату труда. Каждый понедельник вы будете получать подборку самых интересных материалов за прошедшую рабочую неделю.

Правила формирования и оформления личного дела сотрудника

Личное дело работника. Анкета работника для личного дела — бланк. Лист ознакомления с личным делом. Внутренняя опись документов личного дела работника: образец. Права и обязанности главного бухгалтера: ФЗ

Какие документы хранятся в личном деле сотрудника

Ведение личных дел сотрудников практикуется во многих организациях. Читайте в статье, как выстроить этот процесс, как оформить и какие документы включить. Скачайте актуальные образцы.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Где хранить копии личных документов работников - Елена Пономарева

Во многих организациях кадровики ведут личные дела сотрудников; какие документы необходимы, они не всегда знают. И это неудивительно, ведь закон не обязывает заводить их в принципе. Значит, это инициатива отдела по работе с персоналом. И, на первый взгляд, его сотрудники сами решают, какие бумаги запрашивать. Но такое мнение ошибочно. Кадровик обязан знать, какие документы можно хранить в личном деле работника с Точнее, Роструд дал разъяснения еще в отчете за второй квартал года.

Обязательными личные дела являются исключительно для государственных компаний, ведомств и учреждений.

Активировать демодоступ. Правила оформления и ведения личных дел сотрудников каждая компании вправе разработать с учетом специфики своей деятельности. Но при этом следует учитывать общие принципы в соответствии с которыми осуществляется ведение личных дел сотрудников. В соответствии с законодательством, ведение личных дел работников вменяется в обязанность не всем работодателям.

Документы для личного дела работника и его формирование

Содержание страницы Что представляет собой личное дело Обязательно ли вести личные дела На кого заводят личные дела Сроки оформления личного дела Особенности формирования личного дела Какие документы включаются в состав личного дела Как правильно оформить личное дело Ведение личных дел Кому можно выдать личное дело. Всем известна поговорка о том, что кадры решают все. Кадровый ресурс является важнейшей частью любой организации, поэтому такое большое значение имеет доступность и полнота информационной базы о каждом сотруднике. Кадровая служба формирует эту информацию в виде специального сборника документов — личного дела.

Но из-за того, что порядок их ведения никак не регламентирован, нередко возникают трудности. Но, несмотря на это, личные дела ведутся практически везде.

Перечень документов в личном деле сотрудника

.

Личное дело сотрудника

.

Перейти к разделу какие документы включить - Какие документы должны быть в личном деле сотрудника год. Перечень документов в личном.

Какие документы хранятся в личном деле работника

.

Личное дело сотрудника: порядок формирования и ведения

.

.

Что должно храниться в личном деле сотрудника

.

.

Комментарии 3
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. skingehcomp

    Вы приятный и грамотный лектор и юрист, это чувствуется и где вы были раньше!

  2. Фортунат

    В нашей стране все направлено что бы затрахать человека и он потом был согласен на все.

  3. Автоном

    А если сфотографировать и отправить электронное письмо ?